Để áp dụng ISO 9001 thành công điều kiện tiên quyết nhất là sự cam kết, sự thấu hiểu và thay đổi từ Ban lãnh đạo cao nhất của tổ chức. Bởi lẽ mọi thay đổi đều bắt đầu từ nóc nên một doanh nghiệp không thể tiến hành cải tổ tốt nếu chính Ban lãnh đạo cũng không cải tổ theo chủ truơng của mình.
Không có sự cam kết từ ban lãnh đạo sẽ không có nguồn lực thích đáng để thực hiện cũa như sự giám sát cần thiết. Không có sự thấu hiểu từ Ban lãnh đạo thì kết quả không được đánh giá hợp lý/ thậm chí lệch lạc nên mục tiêu gần như không đạt được
1. Lợi ích của áp dụng và chứng nhận ISO 9001
- Giảm số lượng sản phẩm/dịch vụ không đạt yêu cầu.
- Tạo dựng niềm tin của khách hàng
- Nâng cao uy tín của Doanh nghiệp trên thị trường
- Chứng chỉ ISO 9001 giúp Doanh nghiệp vượt qua những rào cản kỹ thuật thâm nhập vào thị trường thế giới.
2. Doanh nghiệp phải làm gì khi áp dụng ISO 9001
- Doanh nghiệp phải cải tiến cách quản lý hiện tại theo phương thức được mô tả trong tiêu chuẩn
ISO 9001:2015. Các hoạt động tiêu chuẩn yêu cầu mà doanh nghiệp chưa có sẽ phải bổ sung.
- Không nhất thiết phải cải tiến nhà xưởng, thiết bị và sắp xếp lại tổ chức. Việc này tuỳ vào mức độ đáp ứng hiện tại của nhà xưởng, thiết bị, nhân lực của Doanh nghiệp đối với yêu cầu về chất lượng sản phẩm của Khách hàng.
- Các hoạt động dưới đây là các hoạt động cốt lõi của Hệ thống quản lý chất lượng sẽ phải được tiến hành tại Doanh nghiệp:
+ Xác định nhu cầu và mong muốn của Khách hàng
+ Xác định ra những quá trình tạo giá trị cần thiết để cung cấp đầy đủ giá trị sản phẩm cho Khách hàng.
+ Đưa ra Chính
sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng để định hướng cho từng cá nhân trong Doanh nghiệp hướng tới thoả mãn Khách hàng.
+ Xác định các trách nhiệm quyền hạn của từng bộ phận, cá nhân trong Doanh nghiệp liên quan đến thoả mãn Khách hàng.
+ Lập ra các quy trình làm việc để đảm bảo các quá trình tạo giá trị được thực hiện theo một phương pháp thống nhất trong Doanh nghiệp.
+ Đào tạo và hướng dẫn các quy trình làm việc đến toàn bộ cán bộ công nhân viên
+ Thực hiện đánh giá nội bộ để kiểm tra mức độ tuân thủ các quy trình làm việc
+ Thực hiện các biện pháp khắc phục phòng ngừa mỗi khi có sự không phù hợp được phát hiện
3. Các yêu cầu cơ bản của tiêu chuẩn ISO 9001
- Mục tiêu chất lượng
- Xác định trách nhiệm quyền hạn
- Thông tin nội bộ
- Đào tạo
- Cung cấp cơ sở hạ tầng
- Môi trường làm việc
- Hoạch định tạo sản phẩm
- Xác định các yêu cầu của khách hàng
- Kiểm soát Thiết kế
- Kiểm soát Mua hàng
- Kiểm soát sản xuất/cung cấp dịch vụ
- Kiểm soát thiết bị đo lường
- Đo lường sự thoả mãn của khách hàng
- Đánh giá nội bộ
- Đo lường sản phẩm
- Theo dõi các quá trình
- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
- Phân tích dữ liệu
- Hành động khắc phục
- Hành động phòng ngừa
- Xem xét của lãnh đạo
4 . Các bước để áp dụng, chứng nhận, duy trì và cải tiến.
Có thể nhiều người đưa ra các quy trình chuẩn khác nhau, nhưng theo tôi quy trình chuẩn cần những bước sau:
4.1. Xác định mục tiêu xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức: để nhận giấy chứng nhận, để đánh bong
thương hiệu của doanh nghiệp hay để cải thiện hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của tổ chức mình …..
4.2. Căn cứ các mục tiêu trên doanh nghiệp thành lập Ban ISO để triển khai dự án, dự trù kinh phí, thời gian, giao trách nhiệm và quyền hạn cho từng thành viên trong Ban ISO và cho các thành viên khác. Xác định thuê hay không thuê tư vấn … (các bước tiếp theo được giả lập trên giả thiết Doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 để cải tiến hệ thống của mình).
4.3. Đào tạo kiến thức về ISO 9001 cho toàn thể nhân viên, nhất là ban lãnh đạo.
4.4. Xem xét toàn bộ Hệ thống quản lý hiện tại của doanh nghiệp, rà soát các thủ tục/ quy trình/ biểu mẫu đã có và lập ra kế hoạch soạn thảo/ sửa chữa các thủ tục/ tài liệu cho doanh nghiệp.
4.5. Tiến hành soạn thảo các tài liệu theo kế hoạch và thường theo trình tự:
Chính sách chất lượng, sơ đồ tổ chức, mục tiêu, kế hoạch thực hiện mục tiêu, chức năng - nhiệm vụ của phòng ban, mô tả công việc cho các chức danh hoặc cá nhân, các thủ tục/ quy trình …..
4.6. Phê duyệt áp dụng các tài liệu: thường nên phê duyệt ngay cac tài liệu ngay sau khi soạn xong, không cần chờ xong đồng bộ.
4.7. Đào tạo đánh giá viên nội bộ cho Ban ISO hoặc toàn công ty càng tốt.
4.8. Thực hiện đánh giá nội bộ với tiêu chuẩn so sánh là ISO 9001, các quy định nội bộ, các quy định pháp lý, các tiêu chuẩn kỹ thuật.
4.9. Thực hiện họp xem xét của lãnh đạo để xem xét các phát hiện, thực trạng và tìm các cơ hội cải tiến cũng như phân công/ xác định nguồn lực cần thêm/ xác định các sửa đổi cần có …., giám sát – kiểm tra các hoạt động đã thực hiện … để hoàn thiện hệ thống.
4.10. Sửa sai, khắc phục, cải tiến các phát hiện sau đánh giá cũng như các cơ hội có được từ dữ liệu thống kê, từ đề xuất, từ các phân tích khác ….
4.11. Mời tổ chức chứng nhận đến chứng nhận Hệ thống.
4.12. Định kỳ họp xem xét, đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng, lên kế hoạch duy trì và cải tiến hệ thống (tậm trung vào việc lựa chọn các khía cạnh để thống kê và cải tiến), đào tạo nâng cao kiến thức về ISO 9001 và quản lý chất lượng cho nhân sự.
5. Điều kiện tiên quyết để áp dụng ISO 9001 thành công.
Để áp dụng ISO 9001 thành công điều kiện tiên quyết nhất là sự cam kết, sự thấu hiểu và thay đổi từ Ban lãnh đạo cao nhất của tổ chức. Bởi lẽ mọi thay đổi đều bắt đầu từ nóc nên một doanh nghiệp không thể tiến hành cải tổ tốt nếu chính Ban lãnh đạo cũng không cải tổ theo chủ truơng của mình. Không có sự cam kết từ ban lãnh đạo sẽ không có nguồn lực thích đáng để thực hiện cũa như sự giám sát cần thiết. Không có sự thấu hiểu từ Ban lãnh đạo thì kết quả không được đánh giá hợp lý/ thậm chí lệch lạc nên mục tiêu gần như không đạt được
ATV Media là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp. Với kinh nghiệm làm việc ATV Media luôn đáp ứng mọi nhu cầu khách hàng với “ Tư vấn nhiệt tình – Làm việc uy tín – Giá cả phù hợp”
