Bảo hộ nhãn hiệu là một trong những việc làm cần thiết của mọi doanh nghiệp và cá nhân có sở hữu nhãn hiệu hàng hóa hay dịch vụ. Tuy nhiên, các doanh chủ hầu như không được trang bị các kỹ năng để tự tiến hành soạn thảo một bộ hồ sơ đăng ký nhãn hiệu, phải nhờ các đơn vị đại diện sở hữu công nghiệp hoặc bên trung gian hỗ trợ khác.
Nhiều doanh chủ cảm thấy khó tiếp cận với thủ tục bảo hộ nhãn hiệu vì các hạng mục trong đơn đăng ký quá phức tạp đối với họ. Bài viết này cung cấp một số kỹ năng để doanh chủ tự mình soạn thảo đơn đăng ký nhãn hiệu một cách hiệu quả và chính xác.
Đơn đăng ký phải làm theo mẫu bắt buộc
Không giống như các đơn từ hồ sơ khác, đơn đăng ký nhãn hiệu nói riêng (và các thủ tục về sở hữu trí tuệ nói chung) phải được làm theo mẫu chuẩn về hình thức. Theo quy định, một đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ được thẩm định qua 02 giai đoạn là giai đoạn thẩm định hình thức (trong vòng 1 tháng kể từ ngày nộp đơn hợp lệ), và giai đoạn thẩm định nội dung (trong vòng 09 tháng kể từ ngày công bố đơn hợp lệ). Do vậy, nếu đơn không đảm bảo về mặt hình thức theo quy định thì sẽ bị từ chối về mặt hình thức, và người nộp đơn sẽ phải sửa đổi, bổ sung cho đúng với hình thức luật định thì mới được chuyển sang giai đoạn thẩm định nội dung.
Mẫu đơn đăng ký nhãn hiệu đang áp dụng là Mẫu số 04-NH, Phụ lục A của Thông tư 01/2007/TT-BKHCN ngày 14/2/2017 của Bộ Khoa học và Công nghệ Hướng dẫn thi hành Nghị định số 103/2006/NĐ-CP ngày 22/09/2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp.
Phần khó nhất của đơn đăng ký nhãn hiệu (đối với một nhãn hiệu thông thường) đó là phần “Danh mục và phân nhóm hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu”. Tại phần này, người nộp đơn sẽ phải sử dụng “Bảng phân loại quốc tế về hàng hóa, dịch vụ theo Thỏa ước Ni-xơ” phiên bản mới nhất được công bố.
Bảng này có thể tải về từ website của Cục Sở hữu trí tuệ. Phiên bản mới nhất là phiên bản thứ 11 năm 2017. Nếu phân nhóm sai, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ đề nghị điều chỉnh và người nộp đơn phải trả phí phân loại danh mục cho Cục Sở hữu trí tuệ.
Thông thường, luật định mỗi đơn đăng ký sẽ bảo hộ cho một nhãn hiệu. Một nhãn hiệu phải có tối thiểu là một nhóm hàng hóa, dịch vụ. Trong nhóm đó được phép liệt kê tối đa 6 sản phẩm, dịch vụ.
Lệ phí của các hồ sơ là không giống nhau
Đối với các thủ tục pháp lý khác, thông thường sẽ có một số lệ phí được công bố trọn gói nhất định, và người nộp đơn dễ dàng nhận biết được mức phí mình phải thanh toán khi tiến hành thủ tục.
Song, đối với thủ tục đăng ký nhãn hiệu, lệ phí sẽ được phân định tăng dần theo hai chỉ số (1) số lượng nhóm hàng hóa dịch vụ mang nhãn hiệu và (2) số lượng sản phẩm, dịch vụ trong nhóm đó. Hai chỉ số này càng nhiều, thì phạm vi bảo hộ của nhãn hiệu sẽ càng rộng, chủ sở hữu sẽ càng có nhiều quyền.
Đó là lý do vì sao, càng liệt kê nhiều nhóm trong đơn và nhiều sản phẩm dịch vụ trong đơn đăng ký thì chi phí sẽ càng cao, và không có một giới hạn tối đa cho lệ phí đăng ký bảo hộ nhãn hiệu. Do vậy, chủ sở hữu cần phải thật cân nhắc lựa chọn có nên bảo hộ nhiều nhóm hàng hóa, dịch vụ và nhiều sản phẩm, dịch vụ trong nhóm đó hay không. Hay chỉ liệt kê các nhóm và các sản phẩm chủ lực của nhãn hiệu để tiết kiệm chi phí và sử dụng hợp lý trên thực tế.
Các lưu ý
Thứ nhất, mẫu nhãn hiệu có thể là mẫu trắng đen hoặc mẫu màu tùy theo thiết kế của chủ sở hữu. Nhưng kích thước không được lớn hơn 8cmx8cm. Nếu lớn hơn kích cỡ đó thì bị xem là không hợp lệ về mặt hình thức. Khi chuẩn bị hồ sơ, ngoài 02 mẫu nhãn hiệu dán vào 02 tờ khai, người nộp đơn còn phải nộp kèm theo 05 mẫu nhãn hiệu để phục vụ cho các thủ tục thẩm định.
Thứ hai, mô tả nhãn hiệu một cách khéo léo để làm rõ khả năng phân biệt của nhãn hiệu. Việc thẩm định nhãn hiệu sẽ phụ thuộc nhiều vào sự mô tả của chủ đơn trong tờ khai. Đặc biệt, nhãn hiệu sẽ được thẩm định phần hình riêng, phần chữ riêng, nên chủ đơn phải mô tả khéo léo để chứng minh được rằng nhãn hiệu có khả năng phân biệt. Các từ ngữ không phải là tiếng Việt thì phải được phiên âm và dịch ra tiếng Việt nếu có nghĩa, nếu không có nghĩa thì có thể ghi là từ tự đặt và không có nghĩa.
Thứ ba, cần đặc biệt chú ý đến các tài liệu bổ sung. Doanh chủ cần xác định xem hồ sơ của mình có phải bổ sung các tài liệu nào theo yêu cầu luật định hay không. Ví dụ, tài liệu chứng nhận được phép sử dụng các dấu hiệu đặc biệt; tài liệu xác nhận quyền đăng ký nhãn hiệu; tài liệu thụ hưởng quyền đăng ký từ người khác… Đối với đơn đăng ký nhãn hiệu chứng nhận hoặc nhãn hiệu tập thể, chủ đơn cần chuẩn bị thêm các tài liệu bổ trợ như Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận; Bản thuyết minh về tính chất, chất lượng đặc trưng hoặc đặc thù của sản phẩm mang nhãn hiệu; Bản đồ xác định lãnh thổ (nếu chứng nhận nguồn gốc địa lý của sản phẩm).
Tóm lại, doanh chủ có thể hoàn toàn tự mình chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký nhãn hiệu mà không cần phải qua đơn vị ủy quyền để giảm thiểu một phần chi phí trong giai đoạn khởi nghiệp. Bởi vì mọi thủ tục đều hướng đến việc người dân có thể tự mình thực hiện được.
Trong trường hợp khó khăn, doanh chủ có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận tư vấn của Cục Sở hữu trí tuệ hoặc tham khảo trên trang web của đơn vị này để biết thêm thông tin. Nếu muốn tập trung vào kinh doanh, doanh chủ chỉ cần liên hệ sự hỗ trợ của các đại diện sở hữu công nghiệp hay chuyên viên tư vấn sở hữu trí tuệ để họ xử lý. Quan trọng không phải là ai tiến hành, mà quan trọng là quyền của mình đối với tài sản trí tuệ luôn cần được bảo vệ